SYNDICAT APICOLE DEPARTEMENTAL
DE SAONE-ET-LOIRE

(S.A.D.S.E.L. )

 

REGLEMENT INTERIEUR

 

 

 

Le présent règlement intérieur établi conformément à l’article 10 des statuts du syndicat apicole départemental de Saône et Loire est destiné à déterminer les modalités d’administration interne et les dispositions secondaires, non fixées par les statuts, ayant pour but d’en assurer leur pleine application.

Titre I –  Les membres.

Article 1.  Admission.

 

Les personnes désirant adhérer au syndicat devront remplir un bulletin d’adhésion adressé au secrétaire qui le soumettra à l’approbation du président. L’adhésion pourra être refusée si elle n’est pas conforme aux statuts. La qualité de membre actif est réputée effective quand l’adhérent est à jour de sa cotisation.

Il est rappelé que tout débat politique, philosophique ou religieux est interdit au sein du syndicat.

L’assemblée générale, par un vote à la majorité des présents, sur proposition du conseil d’administration, peut nommer des membres d’honneur. Ces membres, choisis parmi les personnalités ou les adhérents ayant rendu des services éminents à la cause apicole, ne paient pas de cotisation ni d’abonnement à la revue  « L’abeille de France et l’apiculteur ».

Article 2.  Cotisation.

 

Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle fixée chaque année par le conseil d’administration. Le renouvellement d’adhésion doit être versée avant le 15 février et adressé au secrétaire contre délivrance d’un reçu en cas de règlement en espèces.

Toute cotisation est définitivement acquise et ne peut faire l’objet d’un remboursement en cas de démission, d’exclusion ou de décès de l’adhérent en cours d’année.

Article 3.  Radiation.

 

Conformément à l’article 5 des statuts, un membre peut être exclu en cas de dette envers le syndicat, pour avoir fait profiter un tiers non syndiqué des avantages du syndicat ou pour motif grave, notamment pour comportement non conforme aux statuts.

L’exclusion est prononcée par le bureau après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’exclusion est engagée. Le membre est convoqué par lettre recommandée avec AR quinze jours avant cette réunion; cette lettre comportera les motifs de l’exclusion.  L’entretien doit être consigné dans un procès-verbal.

La décision d’exclusion est notifiée par lettre recommandée avec AR.

Tout membre n’ayant pas réglé sa cotisation annuelle dans un délai de 3 mois à compter de la date d’exigibilité perd sa qualité d’adhérent au syndicat.

Titre II.  Le fonctionnement du syndicat.

 

Article 4.  Le conseil d’administration.

 

4.1.  de la nomination au conseil d’administration: Tout membre adhérent peut présenter sa candidature au conseil d’administration en adressant au président au moins 1 mois avant l’assemblée générale une lettre de candidature.

Conformément à l’article 7 des statuts qui fixe la composition du conseil entre 15 et 21 membres, les candidatures sont présentées au vote de l’assemblée générale. Pour être élu, le candidat doit obtenir la majorité des voix. En cas de places limitées au conseil, les candidats retenus sont ceux qui ont obtenu le plus de voix au prorata du nombre de sièges à pourvoir.

Les noms et adresses des administrateurs seront fixés chaque année dans une annexe avec l’année de leur renouvellement.

4.2   des fonctions du conseil d’administration: le conseil d’administration:

  • élit les membres du bureau et définit leurs fonctions.

  • désigne les membres des commissions.

  • désigne les personnes compétentes pour représenter le syndicat dans les différentes instances.

  • arrête le budget prévisionnel présenté par le trésorier.

  • vote les emprunts contractés par le syndicat.

  • propose à l’assemblée générale extraordinaire la révision ou les modifications des statuts.

  • établit l’ordre du jour de l’assemblée générale et le calendrier des réunions.

  • approuve les comptes-rendus de ses réunions et les extraits des délibérations rédigés par le secrétaire.

  • étudie toute question intéressant la vie du syndicat et les intérêts de ses membres.

  • confie aux commissions et pour son compte l’étude de certaines questions ou la gestion d’une part de son activité: rucher école, magasin, manifestations apicoles, interventions dans les écoles etc…

  • établit le règlement intérieur.

 

Le conseil d’administration peut s’adjoindre le concours d’experts pour l’étude de certaines questions ou nommer des chargés de mission pour une mission ponctuelle. Les responsables d’activité pourront être invités aux réunions du conseil d’administration.

Les membres du conseil d’administration exercent leur fonction bénévolement. Ils peuvent cependant être remboursés, pour certaines missions, de leur frais de déplacement sous justificatifs. Ces remboursements sont fixés préalablement à la mission par le président.

La qualité de membre du conseil se perd en cas de démission, de décès ou d’absence à deux conseils d’administration successifs sans excuses.

Le conseil d’administration se réunit au moins deux fois par an sur convocation écrite ou par courrier électronique du président ou à la demande du tiers de ses membres. La convocation comprend un ordre du jour.

En cas de demande d’inscription, en début de séance, d’un nouveau point à l’ordre du jour, par un des membres du conseil, c’est le conseil d’administration, à la majorité des membres présents, qui décide de l’inscription ou pas de ce point.

Pour siéger valablement, la moitié plus un des membres du conseil sont présents conformément aux statuts.

Les décisions se prennent à la majorité des membres présents ou représentés.  En cas d’égalité des voix, le point d’ordre du jour est réétudié pour être présenté à une autre séance du conseil d’administration.

Article 5.  Le bureau.

 

Conformément aux statuts, le bureau est composé d’un président, d’un ou plusieurs vice-présidents dont un premier vice président, d’un secrétaire et d’un trésorier, tous deux pouvant être éventuellement secondés chacun par un adjoint.

L’élection des membres du bureau a lieu à l’issue de l’assemblée générale ou au plus tard lors de la première réunion du conseil d’administration. Elle s’effectue à bulletin secret, fonction par fonction, et après recueil des candidatures.

Le bureau a pour mission la conduite et la gestion permanente de l’activité du syndicat.

Le président convoque le bureau autant que de besoin.

Le président préside les réunions du bureau, du conseil d’administration et des assemblées générales et conduit les débats. Il coordonne les travaux du syndicat et en suit l’activité.

Il ordonne les dépenses au trésorier. Il effectue, en lien avec le trésorier tous les dépôts de fonds sur les comptes d’épargne ouverts au nom du syndicat. Il contracte les emprunts après décision du conseil d’administration.

Il assure l’approvisionnement du dépôt du groupement d’achat et en suit le fonctionnement. Il peut déléguer cette tâche à un vice-président..

Il représente le syndicat en justice et dans tous les actes de la vie civile.

Il assure le lien avec le syndicat national d’apiculture auquel le S.A.D.S.E.L est affilié.

Les vice-présidents secondent  le président dans ses tâches et sont plus spécifiquement chargés d’animer les commissions. Le premier vice-président est désigné pour remplacer le président en cas d’empêchement de ce dernier.

Le secrétaire rédige les procès verbaux de séance, effectue tous les actes administratifs relatifs au bon fonctionnement du syndicat. Il suit les effectifs des adhérents et gère les nouvelles adhésions.

Le  trésorier assure la comptabilité du syndicat et la bonne tenue des opérations bancaires  dont il a, avec son adjoint, délégation de signature du président. Il assure le suivi financier des adhésions avec le syndicat national d’apiculture.

Le secrétaire-adjoint assiste le secrétaire et le remplace en cas d’empêchement. Il peut éventuellement se voir confier des tâches spécifiques.

Le trésorier-adjoint assiste le trésorier dans ses tâches et le remplace en cas d’empêchement. Il peut éventuellement se voir confier des tâches spécifiques.

Article 6.  L’assemblée générale ordinaire.

 

L’assemblée générale ordinaire est réunie par une convocation écrite du président au moins quinze jours avant la  date fixée avec précision de l’ordre du jour.

Pour siéger valablement, la moitié des membres plus un doivent être présents ou représentés par un pouvoir. Dans la négative, une autre réunion est programmée dans les quinze jours. Elle n’aura aucune obligation de quorum.

Tout adhérent peut proposer un point d’ordre du jour au président qui peut refuser de le mettre en délibération.

Lors de la séance, le vote peut s’effectuer à mains levées ou à bulletins secrets si un quart de l’assemblée le demande.

Le vote par correspondance n’est pas autorisé. Seul le pouvoir donné à un membre présent est possible. Les pouvoirs doivent être nominatifs, établis par écrit, datés, signés et envoyés au secrétaire au moins 3 jours avant l’assemblée.

L’assemblée générale doit être obligatoirement tenue entre le 1er novembre et le 31 décembre pour clore l’exercice précédent qui se déroule du 1er septembre au 31 août. Cette assemblée comporte l’examen du rapport d’activité et le rapport financier.

Conformément aux statuts, au moins un vérificateur aux comptes est désigné en dehors des membres du conseil d’administration et sont chargés de vérifier la bonne gestion du syndicat et d’en rendre compte devant l’assemblée générale. Cette vérification s’effectue en présence du président et du trésorier au moins 15 jours avant la réunion.

Article 7.   L’assemblée générale extraordinaire.

 

Elle est réunie par une convocation écrite du président au moins un mois avant la date fixée avec présentation de l’ordre du jour. Elle peut être convoquée également par le président à la demande des deux tiers du conseil d’administration ou de la moitié des adhérents.

L’assemblée générale extraordinaire, comme son nom l’indique, est convoquée pour un ordre du jour singulier engageant profondément le syndicat: modification des statuts, changement d’affiliation, dissolution du syndicat etc…

De ce fait, les modalités de décision sont plus contraignantes. Le quorum pour délibérer valablement est de deux tiers des membres présents ou représentés et le vote doit s’effectuer à bulletin secret.

En cas d’absence de quorum, l’assemblée est convoquée de nouveau dans les quinze jours avec le quorum exigé pour une assemblée générale ordinaire.

Titre III.  Les moyens d’action du syndicat.

 

Article 8. Le local.

 

Le local situé dans la zone artisanale de GIVRY est ouvert aux dates fixées par le bureau et constitue, conformément aux statuts, un lieu d’échanges et de rencontres entre apiculteurs et membres du syndicat. Les dates d’ouverture sont diffusées aux adhérents par courrier joint à la convocation à l’assemblée générale de fin d’année et sur le site internet du S.A.D.S.E.L.

Ce local  a également pour fonction essentielle d’assurer le fonctionnement du groupement d’achat pour l’approvisionnement des apiculteurs adhérents.

Il constitue  également le lieu d’intervention du rucher école pour les cours et les interventions en miellerie.

La liste des dépositaires  des clés du local est établie par le trésorier.

 

 

Article 9.  Les commissions.

 

Afin de faciliter son fonctionnement, le syndicat met en place différentes commissions chargées de gérer une partie de ses activités conformément à l’article 2 des statuts. Chaque commission est composée de plusieurs membres dont la moitié au moins appartient au conseil d’administration. Ces commissions sont également appelées à fournir des suggestions et des pistes de travail au conseil d’administration. Un bilan de leur activité est présenté chaque année au conseil d’administration et fait l’objet d’un rendu compte dans le rapport d’activité de l’assemblée générale.

9.1   La commission chargée du groupement d’achat.

Composée par les personnes qui gèrent le groupement d’achat, cette commission est chargée de l’approvisionnement  sous la responsabilité du président ou d’un vice-président et de la cession des produits aux adhérents.

Le calendrier annuel des permanences est arrêté par le président en lien avec le trésorier et la commission.

Les membres de cette commission sont chargés également de conseiller l’adhérent dans ses choix d’équipement. Ils vérifient que l’adhérent est à jour de sa cotisation.

De même, les trésoriers vérifient que l’adhérent est à jour de sa cotisation. Le matériel n’est cédé qu’après paiement des marchandises.

Des dépôts de matériel annexes peuvent être installés en divers points du département sur décision du président, en lien avec la commission chargée du dépôt et le trésorier, après avis favorable du conseil d’administration et sous réserve de la nomination d’un responsable devant rendre compte au trésorier et à la commission de la gestion de ce dépôt.

Les dépôts de matériel annexes sont mis en place selon la procédure suivante :

Modalités de création :

– Un dépôt annexe est crée après avoir arrêté le périmètre exact de la zone géographique à couvrir et après analyse du nombre d’adhérents concernés. Le responsable de ce dépôt doit être nommément désigné et fonctionne sur le mode du bénévolat.

Le responsable d’un dépôt annexe doit convenir avec son assureur de la valeur en euros que ce dernier lui consent. Cette valeur doit être suffisante pour permettre un fonctionnement normal de la permanence et assurer une offre utile aux adhérents. Une visite de la commission valide le projet.

Le responsable d’un dépôt doit posséder la liste des adhérents du SADSEL.

Chaque dépôt fait l’objet d’une décision écrite de création consignant ces divers renseignements.

Le calendrier annuel des permanences sera arrêté pour chaque dépôt annexe par le président en lien avec le trésorier et la commission sur proposition du responsable de l’annexe. Il sera diffusé aux adhérents. La création de chaque dépôt  fera l’objet d’une information par internet et éventuellement  voie de presse.

Gestion du stock :

Au minimum chaque mois, la demande d’approvisionnement du stock s’effectue à l’aide d’un formulaire (document n°1) désignant le nombre d’articles, le bilan des ventes effectuées depuis le dernier approvisionnement (carnet à souches document n°2) et le produit financier de ces ventes : chèques des adhérents et chèque du responsable du dépôt annexe pour les adhérents ayant payé en espèces. En retour, le trésorier établit une feuille d’approvisionnement avec les montants (document n°3) désignant le nombre d’articles, leur référence et leur prix de vente. L’approvisionnement s’effectue uniquement à partir du dépôt de GIVRY.

Le transport des marchandises peut être effectué par un membre de la commission chargée du dépôt vente ou par le responsable du dépôt annexe. Une indemnité kilométrique correspondante sera versée sur décision du Président.

Commande des adhérents :

 

Afin de faciliter un fonctionnement satisfaisant, au regard du stock réduit inhérent au statut d’annexe de ces permanences, il est utile de demander aux adhérents concernés de transmettre préalablement la liste des achats par téléphone ou internet afin de prévoir éventuellement l’approvisionnement du dépôt. Cette mesure préventive est rendue obligatoire pour les achats de gros matériels ou pour les petits matériels en grande quantité.

Bilan semestriel :

 

Un bilan semestriel sera effectué avec le bureau et la commission chargée du dépôt sur le fonctionnement de chaque permanence annexe. Conjointement, l’inventaire annuel des stocks sera effectué avec un membre de la commission.

Le prêt de matériel.  Certains gros matériels peuvent être mis à la disposition des adhérents pour une durée maximum de 3 semaines. La liste du matériel pouvant faire l’objet d’un prêt et l’indemnité de location sont fixées annuellement par le conseil d’administration sur proposition de la commission qui est chargée du suivi des prêts et du bon fonctionnement des matériels à leur restitution.

  • La commission chargée du rucher école: cette commission composée par les animateurs du rucher école est chargée de planifier et d’animer les séances de formation théorique et pratique.

Cette commission a la délicate mission d’assurer à la fois la conduite du rucher du SADSEL et d’assurer une formation de qualité aux participants du rucher.
La participation au rucher école est gratuite , ouverte à toutes personnes et l’inscription peut avoir lieu toute l’année.
Pour réussir ces arrivées toute l’année, des groupes de travail sont constitués en fonction du niveau des stagiaires et un animateur est chargé à chaque séance de l’accueil des nouveaux venus.

Une réunion  annuelle avec le président a pour ordre du jour d’effectuer le bilan de l’année écoulée et de proposer les modifications du contenu de la formation etle planning des séances de l’année à venir.
Ce bilan et ces perspectives sont présentées au conseil d’administration pour adoption.

  • La commission chargée des animations : le syndicat peut être sollicité par des écoles, des associations ou des communes pour faire connaître l’apiculture ou pour effectuer la promotion de l’élevage des abeilles dans le département. Cette commission a pour mission de programmer les différentes interventions, d’en assurer ou d’en faire assurer l’animation et de présenter un bilan au conseil d’administration.

Ces animations sont réalisées gratuitement par le SADSEL mais en revanche, elles doivent être sans frais pour le SADSEL.
Conformément à l’article 2 des statuts, elles ont pour seul but la promotion et la défense de l’apiculture dans le département. Cette présence exclut toute vente.
Des apiculteurs adhérents ou non peuvent être également invités par les responsables de ces manifestations pour la vente de leur produit. Dans ce cas, il s’avère indispensable que l’on identifie bien les stands notamment par une distance suffisante pour éviter toute confusion.

  • La commission chargée de l’information et du site internet.  Cette commission est composée par le président et la personne chargée du site internet du SADSEL ainsi que par certains administrateurs.

    Toute communication sur le site ainsi que tout communiqué dans la presse doivent avoir fait l’objet d’un avis favorable du président.

 

Article 10.  Modification du règlement intérieur.

 

Toute information du règlement intérieur devra faire l’objet d’une information à l’assemblée générale ordinaire suivante.

Le présent règlement intérieur a été approuvé lors de la séance du conseil d’administration en date du 29 août 2011.

Le Président  
Jean-Pierre CHIRAT